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Produtividade: quatro dicas para otimizar a rotina do contador

O aumento da eficiência na operação de uma empresa passa, essencialmente, pela transformação digital

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Expandir os negócios e aumentar o faturamento sem ter que investir mais é um desafio para empresas de todos os setores, inclusive o contábil. E neste cenário de crise com a chegada do coronavírus, fazer mais com menos vai além da competitividade e uma forma de assegurar a sobrevivência da empresa.

Para o contador, o momento exige ainda mais atenção porque ele precisa correr para se atualizar com as constantes mudanças de legislação e ter uma atuação mais estratégica com seus clientes. E como fazer tudo isso ao mesmo tempo?  Investindo em produtividade! Pensando nisso, a ao³, empresa de gerenciamento na nuvem, reuniu dicas valiosas. Confira.

1. Mobilidade

Mobilidade e produtividade são quase sinônimos, mas adotar soluções móveis exige que contador e cliente estejam engajados no mesmo propósito e para isso, é necessário conscientizar sobre os benefícios de fazer tudo em qualquer hora e lugar. No modelo tradicional, quando a empresa contrata um novo colaborador, ela envia, via motoboy ou Sedex, os documentos e o contrato de trabalho do profissional para o contador iniciar os trâmites burocráticos. É um processo que consome tempo e recurso. Agora, com um aplicativo o cliente pode fotografar os papéis e inserir as informações diretamente no software que vai gerenciar isso. A rotina é otimizada e ambos ganham mais tempo. A mobilidade possibilita escalar o atendimento com eficiência e sem perder qualidade.

2. Relacionamento

Investir em canais de atendimento digitais é outra alternativa para ganhar mais produtividade. Quanto mais fácil for a interação do cliente com o escritório contábil, mais ágil será o trabalho. Veja o exemplo dos bancos, hoje, temos inúmeros meios para nos comunicarmos com o nosso gerente: aplicativo, Internet Baking, telefone e e-mail. E otimizar isso ajudou o segmento financeiro a se aproximar mais dos seus consumidores e consequentemente, fidelizar, além do ganho de eficiência. Usar meios de relacionamento digitais também traz benefícios porque ajuda na adoção processos automatizados. Resumindo, quando uma solicitação chega via aplicativo, por exemplo, vira uma solicitação estruturada e segue um fluxo de trabalho dentro do escritório, mas isso já é o tema da próxima dica.

3. Automatizar rotinas

Fazer mais e ainda mais rápido está intimamente relacionado com ter rotinas automatizadas. Existem uma série de outras tarefas que podem ser automatizadas e um exemplo de atividade que consome muito tempo é a escrituração fiscal. E já existe tecnologia, conectada com a Receita Federal, para que qualquer nota gerada com o CNPJ da empresa, seja automaticamente capturada e enviada para o escritório contábil. Ou seja, acabou o dilema de no final do mês, o contador ficar solicitando os arquivos e o cliente ficar procurando esses documentos para enviar.

4. Transformar de dentro para fora

Na jornada de transformação digital, é natural que as empresas invistam mais em inovações direcionadas para os serviços diretamente ligados aos clientes finais. Porém, para acelerar a produtividade é necessário olhar para dentro também. Os colaboradores e a gestão precisam de soluções tão modernas quanto aquelas que podem ser oferecidas aos clientes. A retaguarda deve ser digital e o contador tem que ter claro, por exemplo, qual é a rentabilidade da sua carteira de clientes – volume, tempo e custo da escrituração dos documentos versus o que foi contratado –  e tudo isso só é possível se embarcar na digitalização completa.

Sobre ao³

Uma marca nova e independente, ao³ nasceu para potencializar negócios de micro, pequenas e médias empresas. Para mais informações sobre ao³ e suas marcas, acesse o site www.ao3.io

Escrito por Emanuel Negromonte

Fundador do SempreUPdate. Acredita no poder do trabalho colaborativo, no GNU/Linux, Software livre e código aberto. É possível tornar tudo mais simples quando trabalhamos juntos, e tudo mais difícil quando nos separamos. Agora, ele resolveu entrar pelo mundo das finanças, especialmente as pessoais!

A prorrogação de impostos e o anúncio de novas linhas de crédito, como a que foi sancionada recentemente para micro e pequenos negócios, têm garantido a sobrevivência de muitas empresas. Com taxas de juros facilitadas, longa carência para pagamento e até subsídio do governo, os empréstimos oferecem uma oportunidade para que as empresas se mantenham vivas, mantendo seus funcionários e honrando compromissos financeiros. Contudo, a grande dificuldade está na gestão dessas finanças no médio e longo prazo. Uma hora a conta chega, os prazos vencem e é preciso estar preparado financeiramente para cumpri-los. As ofertas anunciadas são atrativas. No entanto, na prática, o dinheiro não está chegando a quem precisa. E, o que se observa é a dificuldade do governo em transmitir segurança aos bancos e ao mercado neste momento de crise, o que colabora com a insegurança jurídica e operacional das empresas. Afinal, sem confiança nas medidas governamentais, as instituições financeiras tendem a ser mais receosas quanto a liberação do crédito. Caso opte pelo empréstimo, o empresário deve fazer o seu fluxo de caixa para os próximos 12 meses, simulando cenários de geração de caixa, além de se perguntar: como esse dinheiro será investido? Tenho um plano de aplicação para esse valor? Há perspectivas para o meu negócio que me possibilitarão pagar a dívida? Caso seja uma exigência manter o número de funcionários, isso será viável ou planejo reduzir alguns postos de trabalho? Só depois de levar tudo isso em consideração é que se deve captar o dinheiro no mercado financeiro. O mesmo deve acontecer em relação ao adiamento dos impostos. O fato de não pagar agora não pode ser ignorado, é preciso considerá-lo nas projeções financeiras. A dica de ouro e ponto de atenção para um bom gestor nesse momento é a formação de um colchão de liquidez. Portanto, se houver dinheiro disponível em caixa não queime: aplique e deixe reservado. Outra medida eficaz e que vem sendo adotada por muitas empresas é a renegociação de prazos e valores de contratos e serviços, além da suspenção de gastos que não são essenciais. A adesão da suspensão de contrato de trabalho ou redução de jornada pode ser uma indicação para casos de redução brusca de receitas, entre outras medidas trabalhistas que foram anunciadas. Agora, as empesas que mais se destacam são aquelas que, além dessas medidas, tiveram a postura de inovar e se adaptar, pensando na sobrevivência do negócio em longo prazo. Reinventar-se constantemente é a maior necessidade de um empreendedor, ainda mais em um contexto de mundo tão imprevisível. Se a única certeza é a mudança, precisamos abraçar esse processo e estar prontos para fazer diferente. É preciso fazer negócios pensando no novo perfil do consumidor, que tende a mudar bastante após a pandemia. Acompanhar as tendências, analisar a sua contabilidade e antever as oportunidades é a maior lição de casa que o empresário deve fazer. Diante dessa situação, tendem a se dar melhor os empreendedores que entenderem que o mercado não parou totalmente, mas que a forma de consumir mudou. Essa crise não afetou todo mundo da mesma forma. Com toda certeza, temos cenários mais críticos. No entanto, se houver um olhar para além do padrão, será possível enxergar que existe uma demanda reprimida ou um novo jeito de fazer. Empresas de serviços de entrega viram a demanda por seus serviços explodirem nos últimos meses, pois as vendas descobriram o delivery e o e-commerce. E, se essa é uma opção para a sobrevivência do seu negócio, por que resistir? Experimentar novas formas de gerir o negócio é um dos maiores benefícios de uma crise. A falta de dinheiro é uma fala frequente de todo empreendedor, isso em qualquer cenário. Um ensinamento que costumo passar para os clientes do Capital Social é a metodologia Lucro Primeiro. Os empresários costumam calcular seu lucro a partir da diferença entre faturamento e despesas. O que sobrar é dividido entre os sócios - e, sinceramente, quase nunca sobra. Mas essa lógica prejudica o crescimento do negócio e a própria atividade empresarial. Deve-se pensar primeiro no lucro que se pretende obter para depois determinar o quanto se pode gastar. A dica é começar pequeno, poupando 3% do faturamento e abastecendo uma boa poupança. Depois de um tempo, haverá dinheiro suficiente para pagar dívidas, fazer novos investimentos e expandir a margem de lucro. É como diz a máxima das finanças: mais importa quanto você poupa do que, efetivamente, quanto você ganha. Assim, com planejamento e organização, será possível sair desse período turbulento sem maiores prejuízos, e se isso não era feito antes não tem problema, comece agora. E, se precisar de ajuda, converse com o seu contador. Regina Fernandes é contadora e responsável técnica da Capital Social, escritório de contabilidade com 10 anos de atuação que tem como objetivo facilitar o dia a dia do empreendedor. Localizado na cidade de São Paulo, atende PME´s do Brasil inteiro por meio de uma metodologia de contabilidade consultiva, efetiva e digital.

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