Manter a contabilidade em dia nunca foi tão importante como nesse momento. Administrar um negócio no cenário atual requer um diagnóstico quase que diário da saúde da empresa. Manter a contabilidade em dia, além de poder diagnosticar a saúde da empresa facilita a solicitação de empréstimos, o que para algumas empresas já é realidade seja para manter a equipe de funcionários, manter os fornecedores ou investir em produtos para superar a crise.
A modernização no setor de contabilidade já era importante antes mesmo da pandemia, com o isolamento social, a transformação digital era inevitável. Mas, incentivar a digitalização é um desafio em relação às empresas, que criaram o hábito de imprimir papéis e enviá-los até o contador. A transformação digital também precisa acontecer nos setores administrativos das empresas, para que o processo seja agilizado e as pendências sejam resolvidas.
“Na Capital Social, escritório de contabilidade com 10 anos de atuação em São Paulo, sempre fomos preocupados em oferecer as soluções mais ágeis para os clientes. Por isso, nosso sistema contábil fica disponível na nuvem. Sendo assim, trabalhar em home office não foi uma dificuldade para a gente. Todos os documentos, arquivos e fichas de clientes estão disponíveis para os colaboradores, de modo a facilitar o acesso à informação”, relata Regina Fernandes, contadora e responsável técnica da Capital Social.
A empresa conta com um sistema que faz um gerenciamento de e-mails, alertando sobre mensagens pendentes e o prazo de resposta por parte da Capital Social. Essa ferramenta ajuda na agilidade do atendimento.
A rotina de trabalho da Capital Social sempre esteve presente a cultura digital. No atual cenário, isso foi muito importante para dar confiança e segurança para os clientes que encontravam-se perdidos, mergulhados em documentações.
Com base na experiência da empresa, Regina listou cinco tendências em contabilidade que devem permanecer após a pandemia:
1) Contabilidade consultiva: os serviços de contabilidade tendem a ser muito mais digitais, com atendimento remoto e reuniões por videoconferência. Não existe mais isso de solicitar uma informação ao escritório e ficar horas esperando um retorno: o sistema em nuvem e compartilhado permite que qualquer um com acesso a sua ficha de trabalho possa ajudá-lo em instantes.
2) Dashboard financeiro digital: esse tipo de plataforma permite a análise de dados dos clientes, possibilitando o acompanhamento ano após ano. É uma ferramenta de gestão compartilhada que, pela integração de informações, permitem agilizar os processos e acompanhar a contabilidade ao mesmo tempo que o cliente.
3) Comunicação humanizada, mesmo no digital: não importa o quanto avancemos em tecnologia, somente uma pessoa poderá transmitir confiança para outra pessoa. Entender o que o cliente precisa e oferecer um atendimento personalizado, empático e, acima de tudo, humanizado, será o diferencial dos escritórios de contabilidade.
4) Integração com o sistema de gestão: a contabilidade nunca deve estar separada das outras áreas administrativas da empresa. Qualquer alteração na saúde financeira da empresa tem impacto em todas os setores – em algumas vezes, até no quadro de funcionários. Por isso, é preciso enxergar a empresa como um organismo completo.
5) Produtos diversificados: o impacto da crise econômica provocada pelo Covid-19 já é sentido por muitos negócios. Por isso, os escritórios de contabilidade precisam estar atentos para oferecer serviços de acordo com a demanda e o perfil do empreendedor, para todos os portes de investimento das empresas. É preciso caber no bolso. Na Capital Social, temos o Contabilizo, um atendimento sob demanda a um custo reduzido, voltado para empresas de serviços com pouca movimentação.
A contadora espera que a contabilidade passe a ser vista com outros olhos e que se entenda que o contador é um parceiro que está ali para ajudar na saúde financeira do negócio. “Com agilidade e humanização dos processos, ficará mais fácil garantir a sobrevivência de muitos negócios nos próximos anos” finaliza Regina.
